Dokumenten- und Dateianalyse

Im Rahmen unserer Consulting-Leistung analysierten wir einen Beispielsatz an Dokumenten und Dateien, die an das bisherige Buchhaltungsbüro übermittelt wurden. Dabei kamen wir zu dem Ergebnis, dass die Datei mit den Verkaufsdaten nicht optimal konfiguriert war. Dadurch erfolgte das Matching von Transaktionen und Rechnungen in zu großem Umfang manuell – was die Bearbeitungszeit in der Buchhaltung deutlich verlängerte und sich aus unserer Sicht auch in der Höhe der vom Buchhaltungsbüro abgerechneten Gebühren widerspiegelte.

Unsere Lösungen und Empfehlungen

Nach der Präsentation der Ergebnisse unserer Analyse sowie unserer Empfehlungen zur technischen Konfiguration haben sich die Unternehmensinhaber entschieden, uns mit der Buchhaltungs- und IT-Betreuung zu beauftragen.

An die Übernahme des Mandats gingen wir – wie immer – projektbasiert heran: Wir definierten die erforderlichen Schritte, um die Buchhaltungsdaten in diesem konkreten Fall so zu übernehmen, dass kein unnötiger Mehraufwand entsteht und die von uns empfohlenen Änderungen sofort umgesetzt werden können. Anschließend entwickelten wir einen individuellen Workflow, der den monatlichen Datenaustausch strukturiert – inklusive einer Checkliste, die dem Kunden beim vollständigen Zusammenstellen der Dokumente und Dateien hilft.

Ergebnisse der Zusammenarbeit

Bereits im ersten Monat der Betreuung konnten wir die Trefferquote des automatischen Matchings um etwa 35% verbessern. In den folgenden Monaten erzielten wir – nach der Umsetzung kleiner Anpassungen im Bestellprozess und Checkout – weitere 10 %.

Dank unseres ganzheitlichen Ansatzes begann der Kunde, die benötigten finanziellen Daten bereits im nächsten Monat zu erhalten. Aus seiner Sicht hat er die Kontrolle über sein Unternehmen wiedererlangt und ist nun in der Lage, schnell auf Veränderungen in der wirtschaftlichen Lage seines Unternehmens zu reagieren.