Systemumgebung

Der Kunde nutzt ein fortschrittliches System zur Verwaltung von Bauprojekten, das unter anderem umfasst:

• Erstellung und Erfassung von Rechnungen
• Interne Projektbuchhaltung
• Zahlungsmanagement

Herausforderung und Ansatz

Das System verfügt über Funktionen, die sich teilweise mit klassischen Buchhaltungslösungen überschneiden. Dadurch entstand die Möglichkeit, die Aufgabenverteilung zwischen dem Team des Kunden und unserem Team neu zu definieren. Entscheidend war eine strategische Festlegung, welche administrativen und buchhalterischen Prozesse – unter Berücksichtigung der technischen Möglichkeiten des Systems sowie der Organisationsstruktur und operativen Ziele des Kunden – intern verbleiben sollten und welche sich effizient auslagern lassen.

Unser Ziel war es nicht nur, die Einhaltung der steuerlichen Pflichten sicherzustellen, sondern vor allem die operative Effizienz zu steigern, die finanzielle Transparenz auf Projektebene zu verbessern und die bestehende IT-Infrastruktur des Kunden optimal zu nutzen.

Unsere Maßnahmen

• Eingangsrechnungen (Betriebsausgaben): Um Doppelarbeit und Datenabweichungen zu vermeiden, erfassen und prüfen wir Eingangsrechnungen direkt in unserem Buchhaltungssystem – inklusive Kostenstellen-/Projektzuordnung (Bauprojekte). Die Daten werden anschließend im Tabellenformat exportiert und in das System des Kunden importiert.
• Ausgangsrechnungen (Umsatzerlöse): Aufgrund des komplexen Prüfprozesses (Rechnungsprüfung) und häufiger Korrekturen der Rechnungsbeträge durch Auftraggeber oder Architekten entschieden wir, die Buchung der Ausgangsrechnungen manuell durch unsere Spezialisten vorzunehmen, mit laufender Abstimmung der Details mit dem Kunden. Dies gewährleistete die vollständige Datenkonsistenz und die korrekte Abbildung der Geschäftsvorfälle in beiden Systemen.
• Anzahlungen und WIP-Bewertung: Es wurde ein zyklischer Abgleich der Anzahlungsbestände zwischen der Mandantenbuchhaltung und unserem System festgelegt sowie eine laufende Bewertung der „Work in Progress“ (unfertige Aufträge), um ein verlässliches Bild der finanziellen Situation des Unternehmens zu gewährleisten.

Ergebnisse

• Sicherstellung einer vollständigen und fristgerechten Buchführung gemäß den steuerlichen Anforderungen
• Laufende Kontrolle der Kosten und Einnahmen auf Ebene der einzelnen Bauprojekte
• Möglichkeit einer vorläufigen bilanziellen Bewertung jedes Projekts im monatlichen Zyklus
• Reduzierung des Fehlerrisikos durch klare Kompetenzzuweisungen und Automatisierung ausgewählter Prozesse