Warum eine lokale Struktur erforderlich war?

• Vertragliche Verpflichtung zur Einbindung eines deutschen Unternehmens: Aufgrund der in Deutschland geltenden Vorschriften zur Haftung für Nachunternehmerhaftung schloss der Auftraggeber kategorisch die Möglichkeit aus, einen Vertrag mit der polnischen Zentrale abzuschließen, und lehnte das Modell der Entsendung von Mitarbeitern als rechtlich zu risikobehaftet ab.
• Risiko der Entstehung einer Betriebsstätte in Deutschland: Aufgrund der geplanten Projektdauer bestand ein erhebliches Risiko, dass die Tätigkeit des Kunden als sogenannte fiktive Betriebsstätte eingestuft würde. Dies hätte zur Folge, dass das Einkommen in Deutschland vollständig besteuert werden müsste – unabhängig vom offiziellen Sitz des Unternehmens.
• Langfristige Marktpräsenz: Der Kunde erkannte das Potenzial für eine weitere Expansion in Deutschland und betrachtete diesen Auftrag als Ausgangspunkt für den Aufbau einer dauerhaften Marktposition, was für die Gründung einer lokalen Tochtergesellschaft anstelle einer temporären Projektstruktur sprach.

Unsere Maßnahmen

Beratung zum Markteintrittsmodell

In der Ausschreibungsphase unterstützten wir den Kunden bei der Kalkulation der Personalkosten in Deutschland sowie bei der Identifikation lokaler Anforderungen und systemischer Unterschiede, die zusätzliche Kosten verursachen oder spezifische HR- und organisatorische Lösungen erforderlich machen konnten.

Schnelle Gründung einer Gesellschaft in Deutschland

Mit der Unterstützung unseres Partners – ProConnect Advisory GmbH – konnte der Kunde innerhalb von 48 Stunden eine eingetragene GmbH samt aktivem Bankkonto gründen, was es ihm ermöglichte, nahezu sofort einen Vertrag mit dem deutschen Auftraggeber zu unterzeichnen.

Workshops mit der HR-Abteilung und Strukturierung der Personalprozesse

Wir starteten einen intensiven Prozess zur Vorbereitung der Personalabteilung auf die Verlagerung eines Teils des Teams in die neue Einheit. Gemeinsam entwickelten wir einen Workflow, der den gesamten Employee Lificycle eines Mitarbeiters abbildet – von der Rekrutierung bis zur formellen Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Durch eine klare Aufgabenverteilung und die Identifizierung kritischer Punkte gewann der Kunde operative Sicherheit und stellte die Einhaltung der deutschen rechtlichen Anforderungen sicher – besonders wichtig in einer Branche mit hoher Fluktuation.

Digitalisierung der Personaldaten und Automatisierung der Mitarbeiterkommunikation

Dank unserer Tools für den Massenimport von HR-Daten werden personenbezogene Informationen sowie monatliche Arbeitszeitberichte direkt aus den Dateien des Personalbereichs des Kunden übernommen. Nach der Gehaltsabrechnung wird die vollständige Dokumentation auf unser speziell entwickeltes Mitarbeiterportal Gasti hochgeladen, wo jeder Mitarbeiter Zugang zu seinen Daten hat – wie Brutto-/Netto-Gehalt, Steuerabzüge oder die aktuelle Anzahl an Urlaubstagen – in seiner Muttersprache.

Ergebnisse

• Reibungsloser und rechtskonformer Markteintritt in Deutschland – ohne Verzögerungen im Tagesgeschäft.
• Weniger Rückfragen an die Personalabteilung dank transparenter, digitaler Mitarbeiterkommunikation.
• Spürbare Entlastung des Managements durch einen lokalen Partner, der rechtliche Anforderungen und operative Prozesse laufend im Blick behält.
  

Der projektbasierte Ansatz und die vollständige Integration der rechtlichen, personal- und buchhalterischen Bereiche ermöglichten es dem Kunden, die Geschäftstätigkeit in Deutschland strukturiert, sicher und skalierbar aufzunehmen. In der dynamischen Baubranche stellt diese Unterstützung einen echten Wettbewerbsvorteil dar und bildet die Grundlage für den weiteren Ausbau der Aktivitäten auf dem deutschen Markt.