Umsatzsteuer (VAT) in mehreren Ländern: Herausforderungen im internationalen Handel

Der internationale Charakter der Geschäftstätigkeit brachte komplexe buchhalterische Herausforderungen mit sich. Die Unterlagen kamen in verschiedenen Sprachen, enthielten häufig ausländische Mehrwertsteuersätze sowie Hinweise zu Mehrwertsteuerbefreiungen oder dem Reverse-Charge-Verfahren.

Zusätzlich stellten die Vielfalt der Formate und Layouts der Dokumente sowie Unterschiede in der Rechnungsnummerierung in den einzelnen Ländern eine erhebliche Hürde für die Automatisierung der Buchhaltungsprozesse dar. Traditionelle OCR-Systeme (Optical Character Recognition) waren mit einer derart großen Datenvielfalt überfordert.

Unsere Maßnahmen – Automatisierung der Buchhaltung und Zahlungsmanagement

Ausgangspunkt war das gründliche Testen und Implementieren einer fortschrittlichen OCR-Software, die am besten mit der Vielfalt an Sprachen und Dokumentenformaten zurechtkam.

Unter der Aufsicht eines Steuerberaters haben wir eine einheitliche Matrix von Buchungsregeln für Eingangsrechnungen erstellt, die eine nahezu vollständige Automatisierung der Erfassung von Tausenden von Buchungen aus verschiedenen Ländern ermöglichte. Dadurch konnte der Kunde den Großteil der Buchhaltungsprozesse auslagern, ohne auf die Einstellung eines erfahrenen Buchhalters oder die Inanspruchnahme einer Steuerkanzlei angewiesen zu sein.

Zusätzlich haben wir das Zahlungsmanagement übernommen und ein Fälligkeitsmonitoring für Forderungen und Verbindlichkeiten etabliert. Durch die automatische Überwachung von Zahlungsterminen sowie die Erstellung von SEPA-Dateien für den schnellen Import ins Online-Banking konnte der Kunde den Aufwand umgerechnet in etwa eine Vollzeitstelle im Finanz- und Rechnungswesen reduzieren.

Umfassende Betreuung – statistische Meldungen und Berichte an die Zentralbank

Zum Abschluss des Projekts übernahmen wir auch die Erstellung statistischer Meldungen sowie Berichte für die Deutsche Bundesbank- Anforderungen, die bei Tätigkeiten in mehreren Ländern in der Praxis häufig übersehen oder vernachlässigt werden. Unsere Unterstützung stellte die vollständige Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen sicher und optimierte die Berichtserstellungsprozesse für den Kunden.

Ergebnisse

Dank unserer Lösungen profitierte der Kunde von:

• Automatisierter Multi-Country- & Multi-Language-Buchhaltung
• Sicherem Outsourcing der Finanzprozesse (ohne Know-how-Verlust)
• Smartem Zahlungsmanagement inkl. Fälligkeitsmonitoring & SEPA-Exports
• VAT-/USt-Compliance in mehreren Ländern (Reverse Charge, Befreiungen, Sätze)
• Vollem Überblick über statistische Meldungen & Reports an relevante Institutionen