Dlaczego lokalna struktura była konieczna?

• Wymóg kontraktowy zaangażowania niemieckiego podmiotu: Ze względu na obowiązujące w Niemczech regulacje dotyczące odpowiedzialności za podwykonawców (Nachunternehmerhaftung), zleceniodawca kategorycznie wykluczył możliwość zawarcia umowy z polską centralą oraz odrzucił model delegowania pracowników jako zbyt ryzykowny prawnie.
• Ryzyko powstania zakładu podatkowego w Niemczech: Z uwagi na planowany czas realizacji projektu, istniało istotne ryzyko, że działalność klienta zostanie zakwalifikowana jako tzw. fikcyjny zakład (fiktive Betriebsstätte), co skutkowałoby koniecznością pełnego opodatkowania dochodu w Niemczech – niezależnie od formalnej siedziby spółki.
• Perspektywa długofalowej obecności na rynku: Klient, dostrzegając potencjał dalszej ekspansji w Niemczech, traktował ten kontrakt jako punkt wyjścia do budowy trwałej pozycji – co przemawiało za powołaniem lokalnej spółki zależnej zamiast działania w formie czasowego projektu.

Nasze działania

Doradztwo w modelu wejścia na rynek

W fazie przetargu wspieraliśmy klienta w estymacji kosztów zatrudnienia pracowników w Niemczech oraz identyfikacji lokalnych wymogów i różnic systemowych, które mogą generować dodatkowe koszty lub wymagać specyficznych rozwiązań kadrowo-organizacyjnych.

Szybkie założenie spółki w Niemczech

Przy wsparciu naszego partnera – ProConnect Advisory GmbH – klient w ciągu 48 godzin uzyskał zarejestrowaną spółkę GmbH wraz z aktywnym rachunkiem bankowym, co umożliwiło niemal natychmiastowe podpisanie umowy z niemieckim zleceniodawcą.

Warsztaty z działem HR i ustrukturyzowanie procesów kadrowych

Rozpoczęliśmy intensywny proces przygotowania działu personalnego do przeniesienia części zespołu do nowej jednostki. Wspólnie opracowaliśmy workflow obejmujący cały cykl życia pracownika – od rekrutacji po formalne zakończenie współpracy. Dzięki wyraźnemu podziałowi odpowiedzialności i identyfikacji punktów krytycznych, klient zyskał operacyjną sprawność i zgodność z niemieckimi wymogami prawnymi – co jest szczególnie istotne w branży o wysokiej rotacji kadr.

Digitalizacja danych kadrowych i automatyzacja komunikacji z pracownikami

Dzięki naszym narzędziom do masowego importu danych HR, dane osobowe oraz miesięczne zestawienia czasu pracy są zaciągane bezpośrednio z plików przekazywanych przez dział personalny klienta. Po naliczeniu wynagrodzeń, pełna dokumentacja trafia na stworzony przez nas portal pracowniczy Gasti, gdzie każdy pracownik ma dostęp do swoich danych – takich jak wynagrodzenie brutto/netto, zaliczki podatkowe czy aktualna liczba dni urlopowych – w swoim ojczystym języku.

Rezultaty

• Płynne i zgodne z prawem wejście na rynek niemiecki bez opóźnień operacyjnych.
• Redukcja zapytań pracowników kierowanych do działu HR dzięki przejrzystej i cyfrowej komunikacji.
• Realne odciążenie zarządu dzięki obecności lokalnego partnera, który zapewnia stały nadzór nad zgodnością formalną i ciągłością procesów operacyjnych.
  

Zastosowanie podejścia projektowego i pełna integracja obszarów prawnych, kadrowych oraz księgowych pozwoliły klientowi rozpocząć działalność w Niemczech w sposób zorganizowany, bezpieczny i skalowalny. W dynamicznej branży budowlanej takie wsparcie stanowi realną przewagę konkurencyjną i bazę pod dalszy rozwój operacji na rynku niemieckim.