Analiza dokumentów i plików

W ramach naszej usługi konsultingowej przeanalizowaliśmy przykładowy zestaw dokumentów i plików, dostarczanych do obecnego biura i doszliśmy do wniosku, że plik zawierający dane sprzedaży nie był skonfigurowany optymalnie, przez co matching transakcji z rachunkami odbywał się w zbyt dużym zakresie manualnie, co przekładało się znowu na wydłużony czas opracowania księgowości oraz znajdowało w naszej ocenie odzwierciedlenie w wysokości rachunków wystawianych przez biuro rachunkowe.

Nasze rozwiązania i rekomendacje

Po przedstawieniu wyników naszej analizy oraz naszych rekomendacji dotyczących konfiguracji technicznych, właściciele firmy zdecydowali się powierzyć nam obsługę księgowo-it.

Do przejęcia klienta podeszliśmy (jak zawsze) w sposób projektowy: ustaliliśmy kroki, jakie w tym konkretnym przypadku są konieczne do takiego przejęcia danych księgowych, które nie będzie generowało niepotrzebnego, dodatkowego nakładu czasu i pozwoli od ręki wdrożyć rekomendowane przez nas zmiany. Przygotowaliśmy indywidualny workflow, porządkujący comiesięczna wymianę danych – klient dysponuje check-listą, która pomaga mu w kompletowaniu dokumentów i plików.

Efekty współpracy

Już w pierwszym miesiącu obsługi udało nam się poprawić wynik automatycznego matchingu o około 35%. W kolejnych miesiącach, po wdrożeniu drobnych zmian w procesie składania zamówienia w sklepie i check-outu, udało nam się uzyskać dodatkowe 10%.

Dzięki kompleksowemu podejściu, klient zaczął otrzymywać potrzebne mu dane finansowe już w trakcie kolejnego miesiąca. W jego odczuciu odzyskał wzrok i kontrolę nad własną firmą i jest w stanie szybko zareagować na zmiany w sytuacji ekonomicznej firmy.