Środowisko systemowe

Klient wykorzystuje zaawansowany system do zarządzania projektami budowlanymi, obejmujący m.in.:

• wystawianie i ewidencję faktur,
• wewnętrzną księgowość projektową,
• zarządzanie płatnościami.

Wyzwanie i podejście

System ten posiada funkcje pokrywające się z klasycznymi rozwiązaniami księgowymi, co otworzyło przestrzeń do redefinicji podziału zadań pomiędzy działem klienta a naszym zespołem. Kluczowe było strategiczne ustalenie, które procesy administracyjno-księgowe – uwzględniając zarówno możliwości techniczne systemu, jak i strukturę organizacyjną oraz cele operacyjne klienta – powinny zostać zachowane wewnątrz organizacji, a które warto efektywnie outsourcować.

Naszym celem było nie tylko zapewnienie zgodności z obowiązkami fiskalnymi, ale przede wszystkim zwiększenie efektywności operacyjnej, przejrzystości finansowej na poziomie projektu oraz lepsze wykorzystanie istniejącej infrastruktury IT klienta.

Nasze działania

• Rachunki kosztowe: Aby uniknąć podwójnej pracy i rozbieżności w danych, zdecydowaliśmy się na wprowadzanie i kontrolę faktur kosztowych bezpośrednio w naszym systemie księgowym, z zachowaniem podziału na MPK (projekty budowlane). Dane są następnie eksportowane w formacie tabelarycznym i importowane do systemu klienta.
• Rachunki sprzedażowe: Ze względu na skomplikowany proces weryfikacji (Rechnungsprüfung) i częste korekty wartości faktur dokonywane przez zleceniodawców lub architektów, podjęliśmy decyzję o manualnym księgowaniu faktur sprzedażowych przez naszych specjalistów, z bieżącym uzgadnianiem szczegółów z klientem. Pozwoliło to zapewnić pełną zgodność danych oraz prawidłowe odwzorowanie zdarzeń gospodarczych w obu systemach.
• Kontrola zaliczek i wycena WIP: Ustalono cykliczne porównanie sald zaliczek pomiędzy ewidencją klienta a naszym systemem księgowym, a także bieżącą wycenę robót w toku (niedokończonych zleceń) w celu zapewnienia rzetelnego obrazu sytuacji finansowej firmy.

Rezultaty

• zapewnienie pełnej i terminowej ewidencji księgowej zgodnej z wymogami podatkowymi,
• bieżąca kontrola kosztów i przychodów na poziomie poszczególnych projektów budowlanych,
• możliwość wstępnej wyceny bilansowej każdego projektu w cyklu miesięcznym,
• ograniczenie ryzyka błędów dzięki wyraźnemu podziałowi kompetencji i automatyzacji części procesów.