Wyzwania w międzynarodowym handlu z wieloma jurysdykcjami VAT

Międzynarodowy charakter działalności generował złożone wyzwania księgowe. Dokumentacja przychodziła w różnych językach, często zawierała zagraniczne stawki VAT oraz adnotacje dotyczące zwolnień VAT lub mechanizmu odwrotnego obciążenia.

Dodatkowo różnorodność formatów i układów dokumentów, a także odmienności w numeracji faktur w poszczególnych krajach, stanowiły poważne utrudnienie w automatyzacji procesów księgowych. Tradycyjne systemy OCR (Optical Character Recognition) nie radziły sobie z tak dużą różnorodnością danych.

Nasze działania – automatyzacja księgowości i zarządzanie płatnościami

Punktem wyjścia było dokładne przetestowanie i wdrożenie zaawansowanego oprogramowania OCR, które najlepiej radziło sobie z różnorodnością języków i formatów dokumentów.

Pod nadzorem radcy podatkowego stworzyliśmy spójną matrycę reguł dekretacji dokumentów kosztowych, co pozwoliło na niemal całkowitą automatyzację wprowadzania nawet tysięcy dekretów pochodzących z różnych krajów. Dzięki temu klient mógł zlecić większość procesów księgowych na zewnątrz, eliminując potrzebę zatrudniania doświadczonego księgowego lub korzystania z usług kancelarii podatkowej.

Dodatkowo przejęliśmy zarządzanie płatnościami, organizując i realizując wiekowanie należności i zobowiązań. Wdrożenie automatycznej kontroli terminów płatności oraz generowanie plików SEPA do szybkiego importu do bankowości internetowej pozwoliło klientowi zaoszczędzić równowartość jednego etatu finansowo-księgowego.

Kompleksowa obsługa – meldunki statystyczne i raporty do banku centralnego

Na zakończenie projektu zajęliśmy się również przygotowywaniem meldunków statystycznych oraz raportów dla banku centralnego, które w przypadku działalności w wielu krajach często bywają pomijane lub zaniedbywane. Nasze wsparcie zapewniło klientowi pełną zgodność z wymogami prawnymi oraz usprawniło procesy raportowe.

Rezultaty

Dzięki naszym rozwiązaniom klient zyskał:

• Skuteczną automatyzację księgowości wielojęzycznej i wielokrajowej.
• Bezpieczny outsourcing procesów finansowo-księgowych.
• Efektywne zarządzanie płatnościami i oszczędność kosztów personalnych.
• Zgodność z wymogami VAT w wielu jurysdykcjach.
• Pełną kontrolę nad meldunkami statystycznymi i raportami do instytucji finansowych.